Ordner und Dokumente verwalten

Ordnerstruktur

Auf der linken Seite wird die Ordnerstruktur angezeigt. Organisieren Sie Ihre Dateien über diese Ordnerstruktur wie auf Ihrem Computer oder einem beliebigen anderen Datenspeicher in der Cloud.

Um einen neuen Ordner anzulegen, klicken Sie in der linken Seitenleiste oben auf Ordner hinzufügen und geben Sie den Namen des neuen Ordners ein.

Um einen bestehenden Ordner umzubenennen oder zu löschen, wählen Sie diesen aus und klicken oberhalb der Seitenleiste auf Ordner umbenennen bzw. Ordner löschen.

Die Ordnerstruktur in der Dokumentenverwaltung

Dateien hochladen

Um eine Datei hochzuladen, klicken Sie oben auf Dateien hochladen. Wählen Sie die gewünschten Dateien auf Ihrem Computer aus und bestätigen Sie den Upload mit Öffnen. Alternativ dazu können Sie die gewünschten Dateien auch einfach von Ihrem Computer auf das Dokumenten­­management ziehen.

Sie können mehrere Dateien gleichzeitig hochladen und auch während eines laufenden Uploads weitere Dateien zur Warteschlange hinzufügen.

Laufende und kürzlich abgeschlossene Uploads werden in der Ecke unten rechts angezeigt

Dateiinformationen anzeigen

Wenn Sie eine Datei auswählen, erscheint auf der rechten Seite eine Seitenleiste. Die Registerkarte Details enthält weitere Informationen zur ausgewählten Datei.

Falls es sich bei der ausgewählten Datei um eine gültige Vorlagendatei handelt, werden auch damit verknüpfte Reportjobs angezeigt. Mehr Informationen dazu finden Sie im Kapitel Berichte.

Datei herunterladen

Um eine Datei herunterzuladen, wählen Sie sie aus und klicken Sie oben in der Aktionsleiste auf Herunterladen. Sie können auch in der rechten Seitenleiste auf Herunterladen klicken, um die gerade ausgewählte Datei herunterzuladen.

Datei umbenennen

Um eine Datei umzubenennen, wählen Sie die entsprechende Datei aus und klicken Sie oben rechts auf Datei umbenennen.

Datei löschen

Um eine Datei zu löschen, wählen Sie die entsprechende Datei aus und klicken Sie oben rechts auf Datei löschen.

Automatische Berichte erstellen

Avelon kann aufgrund von Vorlagen, die mit Avelon Reporting entweder in Microsoft Word, Excel oder PowerPoint erstellt wurden, automatische Berichte generieren, nachdem die Vorlage in die Dokumente­­verwaltung hochgeladen wurde. Wie Sie Reportjobs einrichten können, erfahren Sie im Kapitel Reportjobs einrichten.

Dateiversionierung und Verlauf

Wenn Sie eine Datei auswählen, erscheint auf der rechten Seite eine Seitenleiste. Die Registerkarte Verlauf zeigt den Änderungsverlauf der ausgewählten Datei an, der alle Versionen dieser Datei enthält. Dies umfasst sowohl die aktuelle Version als auch alle vorherigen Versionen, zusammen mit dem Datum und der Uhrzeit, zu der die entsprechende Version hochgeladen wurde.

Wenn Sie eine Datei mit demselben Namen wie eine bereits vorhandene Datei hochladen, können Sie wählen, ob die vorhandene Datei überschrieben oder beide Versionen beibehalten werden sollen.

Wenn Sie Getrennt halten auswählen, wird der hochgeladenen Datei ein Suffix hinzugefügt, damit die vorhandene Datei und die neue Datei als separate Dateien abgelegt werden.

Wenn Sie Vorhandene aktualisieren auswählen, wird die vorhandene Datei mit der hochgeladenen Datei überschrieben.

Alte Versionen einer Datei bleiben weiterhin im Verlauf der Datei verfügbar. Sie können jederzeit eine vorherige Version wiederherstellen, indem Sie auf Diese Version wiederherstellen klicken. Dadurch wird die ausgewählte Version an den Anfang des Verlaufs verschoben und die Datei auf diese Version zurückgesetzt.

Klicken Sie neben einer bestimmten Version auf Herunterladen, um diese Version der Datei herunterzuladen, ohne die Datei auf diese Version zurückzusetzen.

Vollbildvorschau

Wenn Sie auf eine Datei doppelklicken, wird die Datei in einer bildschirm­­füllenden Karussell­­ansicht angezeigt. Bilder und PDF-Dateien werden direkt im Browser angezeigt.

Sie können entweder die Navigations­­leiste am unteren Rand verwenden, um zu einer bestimmten Datei zu springen, oder auf die großen Pfeilsymbole auf der linken oder rechten Seite klicken oder die linke oder rechte Pfeiltaste drücken, um zur nächsten bzw. vorherigen Datei zu springen.

Um die Karussell­­ansicht zu schließen, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Schließen oder drücken Sie die Escape-Taste.

Verwendung von Dateien

Die Dokumenten­­verwaltung kann einerseits als zentrale Ablage für all Ihre Projektdateien, Dokumentationen und Berichte dienen, andererseits können aber auch verschiedene Widgets und Funktionen mit Dateien in der Dokumenten­­verwaltung verknüpft werden.

• Das Bild-Widget kann ein einzelnes Bild aus der Dokumenten­­verwaltung auf einem Dashboard anzeigen.

• Verknüpfen Sie Dateien wie technische Dokumentationen oder Datenblätter mit Shapes im Anlagebild-Widget, damit sie jenen Personen zur Verfügung stehen, die für den Betrieb der Anlage oder Liegenschaft verantwortlich sind.

• Verknüpfen Sie eine Datei als Alarm­­anweisung mit Datenpunkten. Diese Datei steht dann im Ticketlisten-Widget oder in Avelon Heads-up! als Referenz für jene Personen zur Verfügung, die auf die Alarme reagieren müssen.

• Teilen Sie öffentliche Dokumente wie Geschäfts­­bedingungen, Haus­­ordnungen oder Bedienungs­­anleitungen über das Liegenschafts-Details-Widget und die Avelon Tenants-Plattform mit Ihren Mietern.

• Wenn Sie automatisierte Reportjobs eingerichtet haben, werden die generierten Berichte in der Dokumenten­­verwaltung abgelegt.